Jak skutecznie i efektywnie wykonywać zadania

Miałam ogromną chęć już dzisiaj przejść do kolejnego etapu naszego „sprzątaniowego” wyzwania, ale podejrzewam, że u wielu z Was szafa może jeszcze nie być skończona, więc zostawmy ogarnianie domowego biura na sobotę, a dzisiaj przyjrzyjmy się tematowi, który również może w tym sprzątaniu pomóc, a już na pewno pomoże w szerszym kontekście – realizacji celów.

Od dawna mottem moim i mojej siostry było „Każdą rzecz można powiedzieć na kilka sposobów, o człowieku świadczy to, jaki sposób wybiera”. Zwykle używałyśmy tego zdania w kontekście komunikacji międzyludzkiej i relacji, ale odpowiedni dobór słów na każdym polu ma ogromne znaczenie. Zwłaszcza w samomotywacji i zarządzaniu swoim czasem.

Pisałam ostatnio o pojęciu musturbingu (klik) i o tym jak katastrofalny wpływ na naszą motywację ma powtarzanie słówka „muszę”. Dietetycy natomiast rozpisują się na temat odejścia od sformułowania „dieta” na rzecz „zdrowego sposobu odżywiania”, co faktycznie ma sens, bo brzmi to zdecydowanie lepiej, przyjemniej i długoterminowo.

Wybór odpowiedniego słowa ma ogromne znaczenie również w kontekście realizacji celów.

Absolutnie nie neguję słowa cel, chciałabym żebyśmy się dobrze zrozumieli! Sama wypisuję notorycznie swoje cele i je realizuję, uwielbiam też odznaczanie tych osiągniętych. Dzisiaj chciałabym Wam jednak zaproponować szersze podejście do tematu. Słowo CEL bywa bowiem różnie interpretowane – dla kogoś celem na ten rok będzie napisanie książki, a dla innych zapisanie się w końcu do dentysty. Jak widzicie – rozbieżność jest ogromna! Dlatego też jakiś czas temu postanowiłam uporządkować swoje listy i pogrupowałam wszystkie moje cele i celiki na PROJEKTY.

Projekt z założenia jest pojęciem szerszym i zawiera w sobie więcej działań. Oczywiście jego realizację można nazwać celem, ale jeśli już, to dużym, nadrzędnym. Jest realnie tym do czego dążymy. I składa się z mniejszych etapów i kroków.

Zalet podejścia projektowego jest wiele:

1. Projekty grupują nam szereg celów i zadań, które mamy zaplanowane. To wprowadza ład i porządek, a to z kolei sprzyjają efektywności.

Wyobraź sobie listę kilkudziesięciu celów do wykonania w najbliższym czasie – pomijam bałagan i praktycznie zerową przejrzystość takiej listy, ale, co gorsze, lista taka staje się przytłaczająca i przygnębiająca. Chyba wszyscy znamy ten obrazek z sieci:

I też chyba wszyscy wiemy, jak mierzenie się z taką listą celów zwykle się kończy…

Brzmi znajomo?:) A teraz pomyślcie, że otwieracie swoją listę zadań (w aplikacji w telefonie, na kartce czy w organizerze) i widzicie różne projekty. Zastanawiacie się, nad którym należy teraz popracować, otwieracie zakładkę i widzicie tylko mniejsze cele w zakresie danego projektu – nie kilkadziesiąt zadań, a kilka lub kilkanaście. U mnie tak to wygląda – powiem Wam, że uczucie jest świetne!

2. Konieczność uporządkowania celów w projekty, zmusza nas też do zastanowienia się i nazwania tego faktycznego nadrzędnego efektu naszych działań.

W ferworze odhaczania punktów z listy, łatwo jest zapomnieć, po co to wszystko robimy. Nazwanie projektu (zawsze w czasie dokonanym!!!) przypomina nam do czego zmierzamy. Ułatwia też wizualizację naszego nadrzędnego celu, co jest niesamowicie pomocne w jego realizacji (do tego tematu na pewno jeszcze wrócę).

 3. Praca nad projektem często angażuje inne osoby do działania, a w czasach kiedy mamy na codzień wiele ról i obowiązków, pomoc ta może znacząco wpłynąć na ukończenie projektu.

W przypadku dążenia do celów, często wpadamy w myślenie, że to nasz cel, więc my mamy go osiągnąć, najlepiej całkowicie sami, bez pomocy, czasem nawet nie dzieląc się nim z nikim. Praca nad projektem zazwyczaj jest pracą zespołową. Nie mówię, że w związku z tym masz scedować swoje zadania na innych – to nadal Twój projekt i to Tobie najbardziej zależy na jego realizacji! Ale może część pomniejszych zadań można oddelegować?

 4. Łatwiej jest codziennie choć trochę pracować nad realizacją danego projektu czy nawet projektów, niż odhaczyć kilka konkretnych celów (które z reguły nie są możliwe do zrealizowania w ciągu kilkunastu minut, czy w ciągu jednego dnia).

Jeżeli wprowadziliście do swojego życia listy ‚to do’, listy celów, itp. pewnie wprowadziliście też system monitoringu swoich osiągnięć. Wielu z Was zapewne wieczorem podsumowuje, co udało się zrobić. I pewnie często zdarza się, że wcale nie jesteście zadowoleni z tego, ile punktów z listy odhaczyliście w ciągu dnia. Przemianowanie największych marzeń w projekty sprawia, że możecie zaznaczyć pracę nad danym projektem nawet jeśli wykonacie maleńki krok w stronę jego realizacji. To z kolei zachęca, by poświęcić chociaż parę minut żeby zrobić COKOLWIEK w ramach projektu. Czy muszę dodawać, że często te 2 minuty pracy nad projektem przeradzają się w godzinę intensywnej pracy? Najgorzej jest zawsze zacząć i zabrać się za coś. I najtrudniej jest wytrwać w postanowieniu, kiedy np. jest brzydki dzień, kiedy źle się czujemy, kiedy jesteśmy zawaleni innymi zadaniami. Projekt nie wymaga od nas codziennej wytężonej pracy. Przecież możemy mieć dzień gospodarczy, dzień organizacji urodzin dla dziecka, czy dzień naprawdę kiepskiego samopoczucia. Projekt natomiast zachęca nas do zrobienia chociaż maleńkiego kroku każdego dnia. A to te małe regularne kroczki faktycznie przybliżają nas do efektu końcowego.

Dla przykładu.

Załóżmy, że macie na liście następujące cele – posprzątać piwnicę, zorganizować dokumenty, przejrzeć ubrania (to tak nadal w ramach naszych porządków;)). Zauważcie, że każdy z nich jest dość duży, w dodatku ponazywane są tak, że można się zniechęcić od samego patrzenia na nie. A teraz zbierzmy te cele w jedną całość i stwórzmy sobie projekt – na przykład „Zorganizowana przestrzeń”. Po pierwsze stanowi on jakąś całość, lepszą jakość, do której dążymy i łatwo jest go rozbić na poszczególne zadania. Po drugie patrząc, czytając, czy powtarzając nazwę „Zorganizowana przestrzeń”, podświadomie widzimy ten uporządkowany, czysty i zorganizowany dom. Łatwiej złapać pozytywną motywację do działania, kiedy wiemy do czego dążymy, prawda?:) Po trzecie „Zorganizowana przestrzeń” nie jest tylko naszym celem – na przyjaznym środowisku skorzystają wszyscy domownicy, może więc warto oddelegować część zadań? Być może mąż, czy partner mogą równie dobrze rozprawić się z piwnicą, albo chociaż pomóc podczas porządków? Ktoś musi dźwignąć te wszystkie pudła;) W końcu po czwarte – żeby poczuć, że działamy w ramach projektu, nie musimy od razu wykonać całego zadania, typu „posprzątać piwnicę”. A też nie musimy sztucznie dzielić tego zadania na mniejsze elementy. Jakby to wyglądało w plannerze – posprzątać 2 z 10 metrów kwadratowych?:) Codzienne wykonanie jakiejkolwiek pracy na rzecz Zorganizowanej przestrzeni to już ogromny sukces, który możemy świętować. To w końcu dowód na to, że ruszyliśmy z miejsca i zaczęliśmy kreować naszą rzeczywistość. Nawet jeśli powoli;) A tak między nami – wierzcie mi, im więcej malutkich kroczków zrobicie i im bardziej naprzód będą posuwały się prace, przyjdzie taki dzień, że  złapiecie „flow” i uporządkujecie wszystko w jeden dzień:)

Na koniec, dla jeszcze lepszego zobrazowania tematu – kilka przykładów moich projektów.

Projekt Nowa Ja – pozwólcie, że zapytam, ile z Was ma cel schudnąć 5/10 kg? Ile z Was ma cel ćwiczyć regularnie? Po jakimś czasie demotywujemy się, bo wymagana ilość kg nie poleciała, ćwiczymy nieregularnie, i choć staramy się, to jednak do naszego celu daleko. W końcu przychodzi dzień kiedy mówimy sobie „mam to gdzieś, i tak nic nie działa, koniec diety” i rzucamy się na lodówkę czy słodyczową szafkę. Przynajmniej ja miałam tak zawsze. Aż przerzuciłam się na projekt Nowa Ja. Efekt końcowy jakiego się spodziewam? Wysportowana sylwetka (niekoniecznie szczupła! bardziej umięśniona i jędrna), zdrowy sposób odżywiania, rozciągnięte mięśnie i ścięgna, ładna fryzura, końskie zdrowie, własny styl… Ach już się widzę – taką całą śliczną i o spójnym wizerunku… Do takiego obrazka aż chce się dążyć!:) Dlatego mój projekt obejmuje – przebadanie się i wyleczenie dolegliwości (w końcu trzeba rozprawić się z uporczywym kaszlem i wypiaskować zęby), wprowadzenie sposobu odżywiania zgodnego z wynikami moich testów na nietolerancje (o tym kiedy indziej;)), ćwiczenia i rozciąganie, przeczytanie książek o stylu i wreszcie stworzenie własnego oraz dokończenie nawykownika (o tym też już niedługo). Pewne zadania wymagają czasu, ale tak naprawdę każde użycie balsamu, każdą maseczkę na twarz, każdy dłuższy spacer, każde 2 litry wody wypite w ciągu dnia, już uważam za mini sukcesy na drodze do nowej mnie. A ponieważ działam i mam poczucie mocy – każdego dnia robię coraz więcej!

Projekt 1000 słów po włosku – nie zakładam codziennie 10 słów, czy 100 tygodniowo – wiem, że dni czasem różnie się układają. Chcę natomiast codziennie zrobić coś na drodze do nauczenia się 1000 słów po włosku. Czasem jest to 5 minut nauki, czasem raptem kilka słówek, czasem tylko zamówienie książki do nauki, albo wygooglowanie słów do włoskiej piosenki i przejrzenie ich z tłumaczeniem. Zwykle jednak kiedy już siądę do tego projektu uczę się intensywnie przez 30 minut. (efekt, którym już mogę się pochwalić?? wstępnie nauczone ponad 500 słów z fiszek i to zaledwie w 1,5 miesiąca!)

Projekt gotowa na klientów – brzmi może śmiesznie, ale pod tą nazwą kryje się cały szereg mniejszych i większych zadań. W mojej branży (dla niewtajemniczonych – fotografii ślubnej), bardzo ważne jest przygotowanie materiałów promocyjnych, albumów pokazowych, wzorów umów, presetów do obróbki, szablonów do fotoksiążek i ofert. Tak, żeby mieć co pokazać przyszłym klientom. Zamiast rozpisywać dziesiątki celów i patrzeć na nie z przerażeniem, mam w głowie projekt, myślę o efekcie końcowym i każdego dnia robię do niego kolejny krok.

Jak pisałam we wstępie – nie neguję celów. Ale zachęcam gorąco do ich pogrupowania i zmiany ich nazewnictwa. Dla części z Was może być to zbędne, bo listy celów motywują Was wystarczająco – i super! Ale dla tych, którzy mają problem, żeby ruszyć w wymyślonym kierunku, podejście projektowe może mieć zbawienny wpływ.